Insbesondere bei der Erstellung von neuen Eigentumswohnungen wird die Notwendigkeit und sinnvolle Tätigkeit eines Fachverwalters nach dem Wohnungseigentumsgesetz unterschätzt. Schon in der Teilungserklärung sollte der neue Verwalter bestellt werden. Durch eine Zusammenarbeit zwischen Bauträgern, Bauherren und Verwalter bei der Erstellung der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnungen können spätere Probleme, bezogen auf das Objekt und Kostentragung, fast immer ausgeschlossen werden. Die örtlichen Begebenheiten werden dabei genauso berücksichtigt wie die gesetzlichen Vorschriften. Der Fachverwalter wird frühzeitig tätig und kann somit ein Garant für die langfristige Werterhaltung der Immobilie sein. Die Vergütung des Verwalters wird erst bei der Bildung einer Eigentümergemeinschaft fällig, d. h. bei Bezug der ersten Eigentumswohnung, dabei können der Bauträger und die Bauherren bzw. Erwerber von der Verwaltervergütung für die noch nicht verkauften und bezogenen Eigentumswohnungen freigestellt werden.
- Teilungserklärung
Mitarbeit und Unterstützung des Grundstückseigentümers bzw. Bauträgers und Notars bei der Erstellung der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung unter Berücksichtigung der örtlichen und bautechnischen Gegebenheiten sowie den gesetzlichen Vorschriften.
Regelung über die Kosten- und Lastentragung sowie Festlegung der Miteigentumsanteile und Sondernutzungsrechte. - Wirtschaftsplan
Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Verteilung je Kostenart in Form von Einzelwirtschaftsplänen. - Jahresabrechnung und Bericht
Erstellung einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Ein- und Ausgaben als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum für ein Wirtschaftsjahr. - Verwaltungsbeirat
Enge Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat durch regelmäßigen Informationsfluss, Beiratssitzungen sowie jährliche Belegprüfungen. - Eigentümerversammlung und Niederschrift
Einladung und Durchführung einer jährlichen Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorarbeiten. Die Verwaltung führt den Vorsitz und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift sowie Durchführung der getroffenen Beschlüsse. - Beratung
Die Eigentümergemeinschaft erhält zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die ganzjährige Beratung aus dem Fachwissen und den Erfahrungen der Verwaltung. - Hausordnung
Die Verwaltung erstellt die Hausordnung und sorgt für die Durchführung der beschlossenen Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Hausordnung werden durch die Verwaltung schriftlich bei dem verantwortlichen Eigentümer angemahnt. - Überwachung der Dienstkräfte
Abschluss und Überwachung von Dienstverträgen mit Hausmeistern und anderen Hilfskräften im Namen und Auftrag der Eigentümergemeinschaft. Anmeldung von Aushilfskräften beim Finanzamt und der Berufsgenossenschaft. - Finanzverwaltung
Führen und Disponieren des laufenden Verwalterkontos und des Festgeld- bzw. Sparkontos. Aufbewahrung aller Belege. - Rechnungskontrolle
Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen auf ihre Richtigkeit sowie deren Anweisung. - Buchführung
Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes. - Technische Kontrolle
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, erfolgen im Zuge von regelmäßigen Ortsbegehungen die Überprüfungen des Gemeinschaftseigentums mit gleichzeitiger Überwachung von Gewährleistungsansprüchen. - Auftragsvergabe
Erstellen von schriftlichen Aufträgen im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft, Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen und Schlussrechnungen. - Sofortmaßnahmen
Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch und Sturmschäden, sowie Schadensmeldungen an die Versicherungen bei Schäden am Gemeinschaftseigentum und deren Schadensausgleich. - Sicherheitseinrichtung
Veranlassung der Prüfungen und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachfirmen, etwa an Heizungen, Aufzügen, Blitzschutzanlagen, Garagentoren, Brandschutzeinrichtungen und Notbeleuchtungen. - Rechtvorschriften
Der WEG-Fachverwalter muss insbesondere nachstehende Rechtsvorschriften kennen und beachten: WEG, BGB, Zwangsversteigerungsgesetz, Nachbarschaftsrecht, Landesbauordnungen, Orts- und Baumsatzungen, Heizkostenverordnung, Lohn- und Einkommensteuergesetz, Bestimmungen des Mietrechtes u. a. . - Allgemeine Verwaltung
Telefongespräche und Schriftverkehr mit Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten bei gemeinschaftlichen Belangen. Erstellung von regelmäßigen Informationsbriefen zur Weiterleitung an die Wohnungseigentümer. Geordnete Aufbewahrung von Versammlungsprotokollen, Vertragsunterlagen sowie allen anderen im Eigentum der WEG stehenden Verwaltungsunterlagen, Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeldern.
Durchführung von Rundschreiben. Beauftragung und Unterstützung von Rechtsanwälten zur Interessenvertretung der Eigentümergemeinschaft. Verfassen von Verbrauchswerten, Veranlassen von Heizkostenabrechnungen. Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen.
Der rechtliche Leistungsumfang des WEG-Verwalters richtet sich insbesondere nach § 27 und § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes.